La fattura elettronica in formato XML è obbligatoria, a partire da luglio 2018 per tutte le aziende che trattano cessione di carburanti (benzina e gasolio per il 2018 e tutte le altre da gennaio 2019).
Le aziende dovranno inviarle in formato elettronico ai loro clienti, lo stesso si dica per quelle ricevute dai loro fornitori.

Come si invia la fattura elettronica?
Bisogna innanzi tutto prepararla in formato XML, quindi, i dati che normalmente si trovano su fatture stampate o in PDF, devono essere predisposte per il formato corretto.
La fattura deve essere firmata digitalmente, passaggio che la rende a tutti gli effetti una fattura elettronica e successivamente inviata allo SDI, dal quale viene inoltrata ai clienti.
Il compito dello SDI non è solo quello d'inviare le fatture, ma anche quello di fare alcune verifiche e controlli, riportando eventuali errori come la mancata consegna e l'errato invio.
Il linguaggio XML non è molto agevole nell'utilizzo, ragione per la quale la preparazione di una fattura in tale formato potrebbe risultare macchinoso a causa della formattazione dei dati da rispettare, il numero di campi da compilare alcuni dei quali obbligatori e altri invece opzionali.

Come si crea una fattura in XML?
Viste le non poche difficoltà, per realizzare facilmente i file XML delle varie fatture, si può ricorrere a una procedura nativa AS400 che converte in maniera automatica un file a campi sequenziali, in un formato XML conforme alla normativa dell'Agenzia delle Entrate.

Qual è la procedura per il passaggio al formato XML?
Con la procedura nativa AS400 (XMLFatt) convertire una fattura nel formato XML richiede solo due passaggi:

1. Predisposizione dei dati in un file AS400.
L'AS400 è un file semplice sequenziale multicampo che contiene le informazioni, se non complete, quantomeno basilari per produrre il file XML. Basta preparare una procedura che, tramite la lettura degli archivi del proprio database, riassume i dati delle fatture che sono state emesse o ricevute.
Invece che compilare un complesso file XML, basta redigere un file sequenziale a campi con le informazioni base per semplificare l'operazione. In alternativa, si può creare il file XML utilizzando un modulo ExtractXML, il quale genera il file XML partendo dalla sorgente AS400.
Si possono attivare funzioni di controllo dei dati inseriti e di tutti i contenuti, così che l'utente può verificare la correttezza dei dati in preparazione.
XMLFatt può anche importare XML già esistenti nel caso in cui l'azienda possieda già una procedura per la creazioni di questi file, per seguire i passaggi d'invio, storage e controllo.

2. Per la conversione in file XML si esegue la procedura nativa AS400.
Questo programma si occupa di tutti i passaggi nei quali avviene la conversione dei dati, dando come risultato un file XML conforme agli standard stabiliti dalla normativa dell'Agenzia delle Entrate. Questa poi, viene spedito tramite FTP, oppure esportato sull'IFS e conservato in archivi per AS400 per la storicizzazione.

La fattura elettronica creata, dopo essere stata firmata in digitale, può quindi essere inviata allo SDI per l'inoltro al cliente, oppure essere inserita all'interno di una rete aziendale o inoltrata a un servizio Cloud esterno.

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